Personele iletilen evraklar dijitalleşiyor

İş kanunları kapsamındaki kayıt ve dokümanları dijitalleştiren KolayPeyk Platformu, patronların yükümlülüklerini yasal açıdan ispatlamalarını sağlıyor. Patronlar, çalışanlarına yaptıkları yazılı bildirimlerini KolayPeyk Platformu üzerinden yaptıklarında, mevzuatta öngörülen yükümlülüklerini yerine getirmiş oluyorlar ve vakit damgalı olarak gönderilen tüm evraklar, resmi evrak niteliği taşıyor.

KolayPeyk Platformu ile işçi idaresi süreçlerindeki tüm evrakların dijitalleştiğini ve ayrıyeten kağıt döküm almaya gerek kalmadığını kaydeden Kolaysoft Teknoloji AŞ Kurumsal İş Geliştirme Uzmanı Derya Gökkaya, şunları söyledi:

“KolayPeyk Platformu üzerinden iş kanunları gereği çalışana bildiri edilmesi gereken; fiyat, hesap pusulaları, puantaj, mukavele, ihtar, iş güvenliği, KVKK bildirimleri, müsaade onayları üzere bildirimler e-imza ile imzalanıp, TÜBİTAK vakit damgası ile mühürlenerek çalışanlara bildirimi yapılıyor. Yeniden, birebir platform üzerinden, işçi kendisine gelen bildirimi TÜBİTAK vakit damgası ile mühürleyerek onaylıyor. TÜBİTAK vakit damgası; belirli bir datanın belirtilen bir tarihte var olduğunu deliller. Vakit damgası sunucusu, vakit damgalarını imzalamak için açık anahtar teknolojisini kullanarak, datanın bütünlüğünü ve belli bir tarihteki varlığını onaylar. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na nazaran vakit damgası, bir elektronik bilginin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği vaktin tespit edilmesi hedefiyle, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı söz ediyor. KolayPeyk Platformunda, bilgilerin ispatı noktasında vakit damgası temel alınıyor, gönderilen bildirimler ve gönderilen bildirimlerin onayı resmi evrak statüsüne ulaşıyor ve bu evraklar T.C. Aile, Çalışma ve Toplumsal Hizmetler Bakanlığı ve T.C. Toplumsal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından kabul edilmektedir” dedi.

KolayPeyk, işletmelere hangi yararları sunmaktadır?

KolayPeyk Platformunun dijital olduğunu ve pandemi devrinde kağıt temasını önlediği için dünyanın dikkatini çektiğini tabir eden Kolaysoft Teknoloji AŞ Kurumsal İş Geliştirme Uzmanı Derya Gökkaya, birebir zamanda IASP (Uluslararası Teknoparklar Birliği) tarafından inovatif eserler içerisinde dünyaya ilan edildiğini anlattı.

KolayPeyk’in işletmelere sağladığı yararlara değinen Derya Gökkaya, konuşmasına şöyle devam etti:

“KolayPeyk ile çalışan işletmeler; tesirli bir vakit idaresi sağlamanın yanı sıra, gönderdikleri evrakları türel bir statüye kavuşturuyor. Gönderilen evraklar, hukuksal kanıt niteliği kazanıyor. Bu sistem ile arşivleme sıkıntısı ortadan kalkıyor ve klasik uygulamanın yarattığı kargo, kağıt ve toner, bordro nüshaların arşivlenmesi v.b. süreçlerin yol açtığı işgücü ve maliyet üzere sarfiyatların de önüne geçiliyor. İşletmelere denetim kolaylığı sağlarken, her geçen gün gelişen İnsan Kaynakları (İK) idaresine teknolojik dayanak sağlanarak, tüm İK süreçlerini hızlandırıyor. Vakit, maliyet, tüzel nitelik kazandırması üzere birçok teknolojik imkanı sağlıyor” diye konuştu.

KolayPeyk’in modülleri nelerdir?

*Bordro: Ay sonlarında düzenlenen işçi bordroları, bordro sahiplerine bildirilmek zorundadır. Bu bordrolar, KolayPeyk üzerinden işçilere gönderilip, işçiden resmi olarak bildiri onayı alınabilmektedir.

*Özlük Süreçleri: Fiziki ortamda tutulan işçi özlük evrakları, KolayPeyk sayesinde elektronik ortamda saklanabilmektedir.

*Sözleşme: Çalışanlarla ile yapılan tüm kontratlar KolayPeyk üzerinden yapılabilmektedir. KolayPeyk üzerinden yapılan bu kontratlar yasal hale gelmektedir.

*KVKK/Tüm Bildirimler: Çalışanla ilgili tüm bildirimler (KKVK, Covid-19 v.b.), KolayPeyk üzerinden yasal olarak yapılabilmektedir.

*Savunma/İhtarlar: Çalışanların savunmaların alınması, gerektiğinde ihtar gönderilmesi süreçleri KolayPeyk üzerinden yapılabilmektedir.

*Maaş/Prim/Hedef Performans: Çalışanların, ay sonlarında düzenlenen bordroya bağlı olarak oluşan puantaj, fiyat hesap pusulası v.b. bildirimleri işletmeler tarafından, KolayPeyk üzerinden gönderilebilmektedir.

*İş Güvenliği Bildirimleri: İşletmelerin iş güvenliği uzmanları KolayPeyk üzerinden yetkilendirilebilmektedir. Yetki verilen iş güvenliği uzmanları, iş güvenliğine ait tüm dokümanları KolayPeyk sistemi üzerinden gönderebilirler.

*Mazaret İzni/Yıllık İzin/Görevlendirme/Avans Talep vb Talep Formları: Çalışanlar, müsaade talep formalarını, avans talep formlarını, seyahat talep v.b. formlarını KolayPeyk üzerinden yönetici onayına gönderebilirler.

*Anlık Form Tasarlama: İşletmeler anlık olarak, doküman, anket ve form dizaynlarını, KolayPeyk üzerinden yapabilirler. Bu evraklar istenildiğinde, işçi onay akışına dahil edilerek işçiye iletilebilir. Bu dokümanlar, excell formatına dönüştürülerek, istenilen raporlar oluşturulabilir. Örnek olarak; firmalar çalışanlarının kronik rahatsızlığı olup olmadığını öğrenmek hedefiyle formlar oluşturabilirler.

Hibya Haber Ajansı

%d blogcu bunu beğendi: